[簡報技巧]演講臨時上場救援該怎麼做?用AIDS即刻救援

演講前設備突然出問題,投影機壞了,完全沒有畫面。一邊是急得焦頭爛額的工作人員、另一邊是等得枯燥乏味的現場觀眾。這個空檔,如果是您必須臨時幫講師撐場,您打算怎麼做?要講什麼好呢?

前兩天我參加了一場研討會,我的講師好友排在第二位上台演講。這是一個七百人爆滿的大型活動,許多觀眾已經坐在階梯走道期待著演講開始。我因為前一節課有事,所以晚了幾分鐘到現場,然而當我抵達時,理論上演講應該已經開始,我卻遍尋不著我的講師好友,後來才發現他正在講台後努力修著投影機。

「怎麼了?」我問。

「投影機忽然壞了,前一位講師在講時還可以,換完電腦後就完全不行。我們已經試過兩三台電腦,完全感應不到。」

這時已經超過開場時間10分鐘,只聽到主辦單位努力對著台下七百位觀眾解釋「請大家再稍等,目前設備出問題,我們正在努力。」

當下我心裡覺得,這麼大型的活動、這麼大型的場地,投影機這時出狀況實在也太不可思議。於是趕緊加入修投影機的行列,線路重新確認、電腦再次開機,但仍然沒有畫面。是的,完。全。沒。有。畫。面。

時間已經延遲了20分鐘,七百人爆滿的場地,觀眾的情緒也開始浮動。「沒辦法了,只能直接講了吧!」其實我一點都不擔心我講師好友的能力,就算沒有投影片,他依然可以講得很好。

五分鐘後,沒有投影片的情況下,他開場了:「大家好!我們今天會分組競賽,冠軍組可以得到錦旗一面,還有…..跟我合照!」

全場觀眾馬上被炒熱了起來,果然沒投影片也絲毫難不倒他!台上的悠然揮灑與台下的熱情回應,完全讓人感受不到這是原本該有投影片的一場演講。

只不過,場邊的我卻深切地檢討自己。這場演講延誤了25分鐘,如果是我的老師,謝文憲憲哥及王永福福哥遇到這種狀況,一定不會讓場子冷掉近半小時,而是一人確認設備、另一人臨時上陣撐場支援。雖然我的能力不足我講師好友的十分之一,當下確實只有我比較有機會、也比較有默契可以臨時上陣,而不讓場面冷掉。但為什麼我卻做不到?

回來之後仔細想想,其實我應該加強自己臨時撐場的能力。一個專業的講師除了器材要事先備份以外,連臨時撐場都必須事先準備。

臨時上陣的方法其實不難,口訣就是AIDS四種方式:

 

A :Activity 活動法

現場帶個遊戲或活動是一種方式。但問題是:你是否口袋裡隨時準備著可以上場的互動遊戲?而且另一個考量點是這個活動能不能帶到當日的主題?一個好遊戲往往不只是遊戲,而是可以從遊戲中帶入重點學習。採用活動法撐場,現場馬上生出活動很難,而要從活動再帶到主題更難,而且也要考慮該活動是否適合現場觀眾的年齡與氣氛。例如今天的主題是安寧照顧,可能就不適合帶唱歌跳舞的活動。因此這裡建議口袋裡至少必須準備著3-5個遊戲或活動,才可以針對不同的觀眾、不同的情境選擇適合的遊戲來撐場。

I:Introduction 引言法

另一個撐場方式是引言法,也就是把這段空白時間用來介紹講者。引言的內容一般可以講:題目、學習重點、人名。而當需要把引言拖長時間時,可以在介紹人名前,先說個講師的故事,讓觀眾更能認識講師並期待他的出場。現場臨時想一個與演講主題相關的故事比較難,但想一個熟識講師的故事卻相較簡單。講完故事順勢帶到講師出場,是一個可以嘗試的方式。引言法最大的好處是可以跟主題銜接,減少觀眾因場面中斷的不穩定感。

D:Discussion 討論法

另外一種跟當日主題可以有密切連結的方式就是互動討論法。由現場觀眾發表當日課程的心得或感想,撐場的講師則是負責討論的引導。例如這天在場面中斷前,已有一位講師上台講過,因此可以前位講師的內容為主軸,讓觀眾延伸討論。這種方式的困難點在於撐場講師的引導與對談技巧必須要很好,才可以控制觀眾發言並掌握現場之情緒。如果引導對談的技巧不足就可能反而造成冷場。因此我們平常也必須培養對談、訪問能力才行。

S:Story 故事法

最後一種方式是故事法。難的也不是講故事本身,而是兩三分鐘內必須生出一個跟現場主題有關的故事。例如今天現場的主題是安寧療護,就必須馬上回想自己跟安寧有關的經歷,例如親友、例如電影、例如小說,先講一段故事,最後再帶到自己的心得,然後介紹講師出場。講故事的過程則可以聚焦於細節,不但可以讓觀眾營造出身歷其境的畫面,也可以將時間撐更久卻不會有拖延感。

 

經過這次事件,讓我體會到其實沒有「臨場發揮」這種事,每次的「臨場發揮」事實上都是預先的累積與準備。感謝我的講師好友朱為民給我這次的學習機會。

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