[簡報技巧]簡報沒人要聽?換個說法讓你的觀眾放下手機

「可是我的工作就是面對一堆數字啊!簡報也都是跟老闆報告這些數字,哪裡還有什麼目的?」Alice這樣回答我。

「不管對象是老闆也好、是公司員工也好,如果你的簡報沒有目的,對觀眾就不痛不癢,那他們有什麼必要聽妳講呢?」我回答她。

Alice是外商公司的財務,正苦惱如何準備二個星期後的簡報演練。這是一場企業內訓的簡報課程,我是她的輔導員,負責協助她完成兩週後的成果發表,而遠在香港的總經理當天可是也會親臨成果發表現場的!

然而Alice交出來的初版投影片,卻是密密麻麻的統計報表,這樣的內容與其說是「簡報」,不如說只是「報告」。於是我請她重新思考,觀眾是誰、簡報目的又是什麼。

三天後,Alice又重新交了一份簡報給我,簡報主題是「Where is money 錢在哪裡?」

「為什麼妳想選這個題目呢?」我問她。

「我想讓公司同仁們知道我們的錢從哪裡來、錢又都花到哪裡去。」

「那….妳簡報的目的是?」我接著問。

「就是讓同仁瞭解錢從哪裡來、從哪裡去啊!」

「可是,同仁為什麼要聽這個主題呢?」

「公司的錢從哪裡來、花到哪裡去很重要啊,同仁們應該都要知道。」

看著她回答我三次「公司的錢從哪裡來、花到哪裡去」我就知道她還沒弄懂我的問題。

「Alice妳想想,雖然公司的錢哪裡來很重要,但這件事對同仁們的重要性在哪呢?如果底下的觀眾覺得這主題不重要,跟他們沒有關係,那妳覺得他們會想聽嗎?」

「可是,公司的錢真的很重要啊!」Alice滿是疑惑的臉傳達出無奈的訊息(就很重要啊,為什麼你還不懂、一直問呢?)

「妳是財務,公司的錢流對妳是很重要沒錯,但妳的觀眾、也就是公司的員工同仁們,並感受不到這個重要性,因此妳開場必須先強調出錢流跟台下觀眾們切身相關。跟自己切身相關,觀眾才會想聽。」

「所以我應該怎麼做?」

「其實要讓觀眾覺得有切身相關並不困難,只要點出三件事就好了!觀眾覺得跟自己越有關,就越想聽妳講。而這三件事只有七個字,也就是『威脅、利誘、揭瘡疤』」

「威脅、利誘、揭瘡疤??」Alice有點好奇了。

「簡單的說,就是壞處、好處、打痛處的意思。」我繼續說。

「『威脅』,就是『壞處』,也就是用觀眾擔心的『壞處』來讓觀眾想聽。舉個例子,妳的簡報可以這樣開場:

『各位同仁好!大家每天工作都這麼辛苦,一定都希望能有更多的獎金收入,但大家知道嗎?大家平常在公司隨手的習慣就會直接影響到獎金高低,從你一進公司開個冷氣、開個燈、印個資料,都會讓你的獎金減少。因此各位如果不想要讓獎金越來越少,一定要仔細聽今天的內容,不然直接影響到的可是各位的薪水哦!』」

「哦!」Alice點點頭。

「『利誘』則是威脅的相對,也就是用好處吸引人,很比較好理解,例如我們也可以這麼說:

『只要各位能隨手關個燈、少印幾張A4紙,節省下來就可以讓大家每個月多1%的獎金,另外業務部門每天多跑一個客戶、行銷部門讓廣告效果好一點,多賺的也都可以直接回饋到大家的獎金裡,所以,接下來我要說的請各位仔細聽,因為每一張投影片都關係到大家月底會領到多少!」

「原來如此,那揭瘡疤又是什麼意思呢?」Alice問我。

「『揭瘡疤』,就是『打痛處』,也就是用觀眾煩惱的『痛處』來讓觀眾想聽。譬如妳的簡報也可以這樣開場:

『各位同仁好,不知道大家有沒有領到這個月的獎金了?各位有沒有發現獎金比起以往少了許多?原因在於這個月因為公司支出大增,導致盈餘減少,獎金因此而減少。所以今天我要跟大家報告我們的錢流到底都花到哪裡去?希望大家可以仔細聽,因為只有靠我們一起隨手控管支出、增加收入,才可以讓各位徹底解決獎金變少的這個狀況!」

這次我再請Alice把簡報拿回去重新調整架構。不知道下週的成果發表,她能不能在總經理面對表現出她的能力,希望Alice這次可以抓住台下觀眾的心。

其實觀眾會不會聽你的簡報,取決在這主題對他來說重不重要。你覺得內容很重要,所以觀眾一定會聽?不!絕對不會!簡報者若沒有主動去強調內容的重要性,觀眾不管是老闆也好、是同仁也好,尤其是被迫來聽內訓課程的同仁們,都不會想聽的。而怎樣才會讓他們覺得重要?三個方式「威脅、利誘、揭瘡疤」,也就是「壞處、好處、打痛處」,你學起來了嗎?

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